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教室の座席表を作るときExcelに児童生徒の名前をいちいち入力orコピペする先生は仕事が遅い


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こんにちは、uru(@uru_)です。

時期に決まりがあるわけではありませんが、新学期は児童生徒の座席を変えるには丁度良い季節というものがあります。

そしてこれはあくまで私の勝手な視点ですが、教室の座席表を作るときExcelに児童の名前をいちいち入力orコピペしている先生は得てして仕事が遅いことが多いです。

昨今、教職員の多忙さが叫ばれています。労働条件の改善を求める声がある一方で、仕事の効率化を図るべきだという意見も当然ながらあるでしょう。すぐにICTや優れた校務ソフトなんぞなくても、自ら工夫すれば重要でない小さな作業はいくらでも時短できます。

できることからやればいいのです。

座席表を手入力やコピペで作るのは地味に時間がかかる

表計算ソフトなのに、表計算しない/信じない人たち

学校の仕事、特に学級経営に関しては教師の裁量権は結構大きいです。座席表一つとっても、人数や性別の比率、グループの数などによってパターンは非常に多く存在します。

だからこそ、逆に言えば校務ソフトなどといった便利なアプリはなく、多くの場合はWordやExcelなどで教師が自分で作らざるを得ないのです。

ところが、児童生徒の氏名をいちいち入力するとたかが座席表でも作るのには地味に時間がかかります。それは、入力ではなくコピペの場合も同様です。Wordにいたっては表を作るところから始まるので論外。

ましてや、教卓側(教師目線)の座席表と机側(児童生徒目線)の座席表の2つを作ろうと思ったらなおさら。しかし、教師目線の座席表で席替えを行おうとすると、うまく座席を移動できない子どもが出てきます。教師目線の座席表から自分目線の座席の位置を特定するために「心的回転」という認知的機能を働かせる必要があって、大人でも座席表を読み取るのが難しいんです。 

学校の先生の中には、このような地味で何の創造力もない仕事に時間をかけてしまう人がいます。

実にもったいない。

座席表は児童生徒の人間関係と密接に関係しているので、子どもの配置を決める作業は重要ですが、座席表を作るという作業は重要ではない。これは明確に分けるべきです。

ではなぜ座席表を面倒な方法で作るのか。それは単純に、Excel関数を知らないために起こります。もしくはパソコンを信じていない場合です。

超定番のVLOOKUP関数を使えば1分で座席表が作れる

学校のように児童生徒の氏名や性別などの個別の情報を頻繁に使うような場合、出席番号をもとに必要な情報を自動入力できるようなシートをExcelで作っておくのがベターです。

そこで役に立つのは、Excelでは定番といっても過言ではないVLOOKUP関数

事前に生徒の名簿(出席番号と名前があれば十分)のシートを作っておき、別のシートに出席番号と名前を載せる座席表のシートを作っておく。そして、出席番号のセルを検索値として、VLOOKUP(検索値,範囲,列番号,検索方法)を名前のセルに指定しておけば出席番号を入力するだけで名前を反映させることがでできます。

また、教師目線と児童生徒目線の両方の座席表を同時に作りたければ、教師用の座席表を入力用にしておき、児童生徒用の座席表は「=A1」のように変数でデータを反映させるようにあらかじめ作っておけばよいです。

児童生徒は必ず出席番号で管理されるので、VLOOKUP関数を事前に仕込んでおきさえすれば、座席変更した際には番号を入力するだけで座席表を作ることができます。

最初にシートを作るのには時間がかかるが、以降の作業を劇的に減らすことができるのです。

ただし、VLOOKUP関数には欠点が2つあります。

  1. 検索対象の基準が必ず左端であること
  2. 検索対象の列が増減しても,その変更がVLOOKUP関数の列番号に反映されない。

上記の欠点を補うのであれば、

INDEX関数とMATCH関数のコラボでもVLOOKUPと同じことができるようになります。関数を「INDEX(検索範囲,MATCH(検索値,検索範囲,0) 」にするだけです。

おわりに:仕事の効率化とは,無駄なことを「自動化」すること

今回の記事は決してExcelの使い方を詳しく説明するものではないので、Excel関数の名前を簡単に紹介するに留まりました。

重要なことは「使い方を知っている」ことではなく「時短につながる関数の存在を知っている」と言うこと、そして、それを適宜調べて気がつけることです

存在を知らないモノを使うことは絶対にできません。存在を知ったら,面倒くさがらず調べてみればいい。Excel関数のWebページはGoogleで検索すれば腐るほど出てきます。

結局のところ、仕事の効率化とは無駄なことを「自動化」することです。人間より機械が得意とすることは機械にやらせるのが一番なんです。

…とは言っても、座席表はおろか普通の四則計算ですらExcelで入力して電卓で計算しているような人もまだまだ世の中には多いのが現実です。その人にとってそれが最善策であっても、長い目で見ればそのようなことをしている人の評価はいずれ下がってしまうでしょう。 

Excel関数は使えるに越したことはないのです。