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PCデスクトップの散らかったファイルは「保存」「保留」「保管」を区別するときれいに片付く


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こんにちは、uru(@uru_)です。

PCのデスクトップ画面にファイルがびっしり並んでいる人はOSに関わらず結構周囲にいるのではないでしょうか。それが個人のPCなら問題ないのかもしれないが、例えばプレゼンでデスクトップ画面がチラリと見えてしまったときには、そのあとどんな説明があっても説得力に欠けるものです。

ファイルの整理もできない人が、本当に考えを筋道立てて並べられるのか、と私だったら疑ってしまいます。と言いつつ、優秀な人でも片付けしないという人は少なくないかもしれませんね。

私が思うに、デスクトップにファイルが溜まってしまう理由はファイルデータの「保存」という概念の分かりにくさにあります

データを「保存」し、「保留」or「保管」に分類する

データの「保存」とは、メモリー上で作動しているデータをHDDまたはSSDといった領域に残す行為です。

しかしそれはあくまでテクニカルな話。

私たちユーザーにとって必要なのは、データとしての保存ではなく、あくまで内容,コンテンツとしての保存です。

コンテンツとして再利用するためには、そのHDDなどに「保存」されたデータを自分があとでアクセスしやすいようにする「分類」という作業が残っています

ここでいう「分類」とは、「保留」もしくは「保管」を指します。「保留」とは,一時的に取っておくこと(いずれは「保管」または「破棄」する)。「保管」とは,保存し管理すること(分類ごとに下層のフォルダに移動させる)。

デスクトップにファイルデータを「保存」するという行為は、分類で言えば「保留」にあたります。問題は、デスクトップに置く期間を事前に決めていないことにあります。

その結果、ずっとトップ画面に「保留」したまま「保管」した気になっているのです。雑多にいくつもファイルが並んでいたら,もはや管理とは呼べません。

しかし、裏を返せば「保存」「保留」「保管」をちゃんと区別できればデスクトップ画面は誰でも綺麗に片付けられるようになるのです。

検索しやすいファイル名をつける

では、どのようにデスクトップ画面を片付けるのか、私が実践している例をご紹介します。

前提として、私はファイルの整理をあまり厳密にはやりません。もちろん大切なデータは「保管」するためにフォルダで分類分けするのですが、第1層,第2層,第3層くらいが限界。それ以上細かい分類は無理だし、ストレスを溜める原因となります。

したがって、最初にするのは大切なデータかどうかの分別です。本当に残しておくべきデータのみ、フォルダで分類し,「保管」します。

で、それ以外の細々したデータはどうするかというと、整理しない代わりに、フォルダ内で検索しやすくします。

検索しやすいファイルとは,ファイル名が明確なもの。そして名前がダブらないことが重要です。

ダブり防止に最も効くのが、データを作った日付をファイルにつけることです。例えば「日付_名前(例:20170522_ブログ記事.pdf)」としておけば、たくさんあるブログ記事でもたった1つに限定できます。複数のファイルがある場合には同じ日付ルールで名前をつけたフォルダを作ります。日付フォルダは分類フォルダとは区別しましょう。

デスクトップに置くのはフォルダのショートカットのみ

日付入りのファイルデータは「保留」専用のフォルダに入れることで分類用のフォルダーとはまたさらに区別します。私の場合「保留」用のフォルダは厳密には2つ運用しています。それは「要処理フォルダ」と「保留フォルダ」です。

まず、どのOSにもデフォルトで存在する書類フォルダにこの2つのフォルダを作っておきます。次に、2つのフォルダのショートカットを作り、デスクトップに置きます。

基本はこれだけです。

あとは、ドキュメントを作ったりWEBからDLしたりしたデータは常にデスクトップに一時的に保存し(正確には「保留」にし)、そこからさらに期限つきのタスクに関係するファイルを要処理フォルダに、期限つきで参照する必要のあるファイルを保留フォルダに移動させます。

期限がない場合、重要なら分類された管理フォルダへ、どれにも該当しない場合はゴミ箱へ移動させます。すでに別のところに保存されアクセスできるファイルなどは、保留も保管も必要がないので,即捨てます。

これを最低でも1日の最後には行い、翌朝デスクトップには2つのショートカットしかない状態を作るよう習慣づけます。すると,デスクトップはいつも片付いた状態になります。

ちなみに要処理フォルダと保留フォルダの中にはさらにアーカイブ用のフォルダをそれぞれ用意しておきます。

タスクが完了した、あるいは期限が切れたファイルはアーカイブに突っ込んで終わり。あきらかに重要なファイルでない限り、分類分けはしません。面倒ですから。

日付で名前をつければ自ずと日付順にファイルが並んでアクセスしやすいですし分からなければ検索を使えば良いのです。

それでもフォルダに分類したければ、ショートカットで対応する

ただ、すべてをアーカイブに入れてしまっても,ときには「これはのちに分類に分けておいたほうが良いかもしれない」という、未来で重要になる可能性のあるファイルデータもあるでしょう。未来のことまでは誰にも分かりません。

そんな時は、とりあえずデータはアーカイブに残しておいて、後々分類に分ける必要のありそうなファイルをかたっぱしからショートカットを作り、ショートカットだけを集めたフォルダを保留フォルダに突っ込んでおきます。

「保存」されたファイルにとって重要なのはアクセスのしやすさだけ。ファイルはなるべく動かさず、ショートカットを複数の場所におけば大概それで解決します。間違ってもファイルをコピーして別々の場所に置いたりしてはいけません。それは容量の無駄遣い。のちにどちらか更新した場合にも見分けがつかなくなり厄介です。

おわりに:情報リテラシーはPCスキルとは別問題

情報はいつもその中身が重要であって、どんな媒体でどう作るかは所詮は流行、あまり重要ではありません。

むしろアクセスしやすい、確認しやすい、使いやすい情報を構築するスキルの方が重要で、それはデスクトップにとても露出しやすいのです。

今回は現在私が使っているファイルの「保存・保留・保管」の方法を紹介しましたが、これもあくまで途中段階。必要があれば今後も改善を続けます。

もしこれを読んだあなたの実践しているもっと良い方法があったら、ぜひ教えてください。