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過去の自分が現在の自分を助ける「ジブンマニュアル」のススメ


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こんにちは、uru(@uru_)です。

2018年ももう終わり。仕事だって師走なのに、家族のある人はクリスマスに年末年始のスケジュールも考えたりと、公私ともに忙しい時期ですね。

独身ならともかく、家族の場合は年に1度くらいしかないけど、毎回やらなければならないタスクもあるでしょう。例えば、年賀状の作成とか。毎回概ね同じなので、やらなければならない工程は実は意外に多かったりして、余計イライラすることってありませんか?

我が家の場合、ある程度工程数のある作業についてはマニュアルあらかじめ作成し、そのフローによって工程をチェックしながら進めることで大幅な時短を実現しています。私はそのような自分のためのマニュアルを「ジブンマニュアル」と呼んでいます。

「マニュアルづくり?めんどくさそう」と思われるかもしれません。確かに最初は戸惑います。でも一度フォーマットさえ決めてしまえば、過去の自分が現在の自分を助けてくれる、大きな味方になってくれます。

我が家の「ジブンマニュアル」の例

我が家ではEvernoteを使い、特に家族運営にとって重要なイベントに関するマニュアルをあらかじめ共有しています。プラットフォームに何を使うかは自由ですが、ペーパーよりはクラウドサービスを利用してしまう方が見直しや再編集の際に楽です。

例えば「年賀状の作成」に関する作業マニュアルは次のようにしています。

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もし関心のある方がいたら、とりあえず以下の項目を最低限の項目として用意しておくと良いですよ。

  • 基本情報(更新・文責)
  • 格納フォルダ
  • 更新履歴
  • 作業フロー(チェックリスト)

基本情報

基本情報は最低限の情報です。最終更新日と誰が編集したものなのかは明確にしておきましょう。

格納フォルダ

我が家では、現物自体の保存に意味や義務があるものを除き、全て電子化して保存します。年賀状も同様です。あらかじめクラウド上に共有フォルダを作成し、ナンバリングした決まったフォルダにデータを格納するようにします。ちなみに私はデータ格納方法についてもマニュアルも別途作成しています。

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更新履歴

作業フローとも関係する話ですが、最初に作ったマニュアルがいきなり完璧なんてことはありません。最初は気軽に作っておいて、必要なところを実際に作業しながら作業フローを作ったり更新したりすると良いでしょう。そして、更新したら、更新したことが明確にわかるように、日時・内容・文責を記録しておきます。

文責を記録するのは、自分以外の誰かでもマニュアルを使えるようにしておくためです。例えば年賀状作成を夫の仕事と固定してしまうと、万が一病気で入院などしてしまった場合に滞ってしまいます。それはあらかじめ避けた方が良いでしょう。

作業フロー

作業フローは大項目と小項目に分けています。項目の階層は必要に応じて決めると良いですが、あんまり細かくてもマニュアルを作るのが大変なので、2階層がオススメです。

大項目には作業カテゴリーと取り掛かり時期をあらかじめ固定しておきます。我が家の場合は、この時期に合わせてリマインダーも設定しています。

小項目は最初からチェックリスト形式にしておくと良いです。年賀状のように、送る作業と受け取る作業のように、やや日数が空く場合にはどこまで進行しているかをすぐに確認できますし、チェックによって取りこぼしを避けることができます。

あと、一つ大事なのは、作業フローの最後には「作業フローの修正」も必ず加えておくことです

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つまり、マニュアルを作った段階でタスク終了にしておくわけです。こうすることでマニュアルの不足情報を、記憶の新しいうちに加えておくことができるのです。

おわりに:面白くない作業は最短で片付ける習慣を

今回は家族運営の例としてこの方法を紹介しましたが、基本的にこれはどこでも使えると思います。例えば旅行の手配、キャンブ道具のチェック、仕事のルーチンワークなどなど。ある程度カタチが決まった作業ならばチェックリストほど時短に有効な手段はありません

逆に言えば、ルーチンに時間や体力を費やすのは実につまらないことです。なんのクリエイティビティもない作業はさっさと終わらせてしまう。その習慣の積み重ねに「ジブンマニュアル」は役に立ちます。